Berapa lama rekam medis elektronik wajib disimpan?

Rekam medis elektronik (RME) wajib disimpan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien (Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 Pasal 39 ayat (1)). Kewajiban ini berlaku bagi seluruh fasilitas pelayanan kesehatan yang wajib menyelenggarakan RME. Praktik mandiri, puskesmas, klinik, rumah sakit, apotek, laboratorium kesehatan, balai, serta fasilitas lain yang ditetapkan Menteri (Pasal 3 ayat (2)).

Cara Menghitung Masa Simpan

Pasal 39 ayat (1) menetapkan titik awal masa simpan 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien, bukan tanggal rekam medis pertama dibuat. Jika pasien terakhir berobat pada Maret 2026, datanya disimpan paling singkat sampai Maret 2051. Bila pasien datang lagi sebelum itu, hitungan mengikuti kunjungan yang baru.

Setelah 25 tahun, data tidak harus langsung dimusnahkan. Menurut ayat (2), data dapat dikecualikan dari pemusnahan jika masih akan dipergunakan atau dimanfaatkan. Jika data akhirnya dimusnahkan, tata caranya mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan (ayat (3)).

Yang Harus Dijaga Selama Masa Simpan

Pasal 20 ayat (2) mewajibkan penyimpanan yang menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data. Medianya dapat berupa server, komputasi awan yang tersertifikasi, atau media digital lain yang tersertifikasi (ayat (3)). Fasilitas juga wajib memiliki cadangan data (backup) di tempat berbeda dari lokasi fasilitas, dibuat secara periodik, dan diatur dalam prosedur operasional (ayat (4) dan (5)).

Fasilitas yang sumber dayanya terbatas dapat menitipkan penyimpanan kepada penyelenggara sistem elektronik. Menurut Pasal 22, fasilitas penyimpanan data penyelenggara harus berada di dalam negeri dan memperoleh rekomendasi unit kerja Kementerian Kesehatan yang membidangi pengelolaan data dan informasi. Kerja samanya dilampiri pakta integritas atau perjanjian kerahasiaan, dan fasilitas kesehatan tetap memperoleh akses tidak terbatas. Dokumen rekam medis adalah milik fasilitas, yang bertanggung jawab atas kehilangan, kerusakan, pemalsuan. Selain itu, Penggunaan tidak sah (Pasal 25), serta wajib menjaga kerahasiaannya walaupun pasien telah meninggal dunia (Pasal 32 ayat (1)).

Hubungannya dengan UU 17/2023 dan PP 28/2024

UU 17/2023 Pasal 296 ayat (5) dan PP Nomor 28 Tahun 2024 Pasal 778 ayat (4) mewajibkan penyimpanan. Selain itu, Kerahasiaan rekam medis tanpa menyebut angka tahun. PP 28/2024 Pasal 974 ayat (3) mengatur retensi Data Kesehatan. Selain itu, Informasi Kesehatan paling singkat 25 tahun untuk data elektronik dan 10 tahun untuk data nonelektronik. Walaupun UU 29/2004 dan UU 36/2014 telah dicabut UU 17/2023 (Pasal 454 huruf c dan h), peraturan pelaksananya tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan (Pasal 453).

Dasar hukum: Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 Pasal 3 ayat (2), Pasal 20 ayat (2) sampai (5), Pasal 22, Pasal 25, Pasal 32 ayat (1). Selain itu, Pasal 39 ayat (1) sampai (3). PP Nomor 28 Tahun 2024 Pasal 778 ayat (4) dan Pasal 974 ayat (3). UU Nomor 17 Tahun 2023 Pasal 296 sampai 299, Pasal 453, dan Pasal 454 huruf c dan h.